Política de Tratamiento de Datos
“POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE IBARRA ABOGADOS S.A.S”
GENERALIDADES DE LA POLÍTICA DE GENERAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Introducción. IBARRA ABOGADOS S.A.S (en adelante, IBARRA ABOGADOS, el Responsable o la Firma) en su calidad de responsable de los datos que le proveen y suministran sus empleados, clientes, aspirantes a empleados, aliados estratégicos y proveedores, mediante la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante, la Política) establece las finalidades del tratamiento, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente Política.
Autorización. Mediante el suministro de alguno de los datos personales en la forma señalada en esta Política, y/o su autorización verbal o escrita, el Titular autoriza expresa e inequívocamente a IBARRA ABOGADOS para recolectar sus datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y la ley.
En todo caso, IBARRA ABOGADOS tomará las medidas pertinentes para conservar copia o evidencia, o para documentar la existencia de la autorización para consultas futuras del Titular.
Responsable del tratamiento de datos. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es la sociedad IBARRA ABOGADOS S.A.S, con número de identificación tributaria NIT. 800.205.382-1; domicilio y dirección en Calle 98 # 9A-41, Oficina 309, Edificio AB Proyectos, Bogotá – Colombia, Teléfono: (57)7495737, correo electrónico: mcastiblanco@ibarrarimon.com
Entrada en vigencia de la Política: 10 de julio de 2024.
Cambios en la Política de Tratamiento. Todos aquellos cambios introducidos en la presente Política que sean de carácter sustancial serán comunicados a los Titulares por medio de publicación en página web de IBARRA ABOGADOS y, en ciertos casos, mediante correo electrónico.
Contacto. Cualquier duda o solicitud adicional de información será recibida y tramitada mediante su envío a la dirección de contacto del Responsable establecida en la presente Política de Tratamiento.
Periodo de vigencia de la base de datos. Las Bases de Datos de IBARRA ABOGADOS se mantendrán vigentes durante el plazo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales han sido creadas y para cumplir con las obligaciones legales y contractuales del caso. Por lo tanto, los datos que se encuentran en las Bases de Datos permanecerán almacenados y serán tratados mientras las referidas finalidades deban ser cumplidas y satisfechas.
Legislación vigente. La legislación aplicable y actualmente vigente para el tratamiento de datos personales en Colombia se encuentra en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, el Decreto 886 de 2014 y la Ley 1266 de 2008.
Definiciones: Para los efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta todas las definiciones previstas en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto 1074 de 2014.
Almacenamiento de datos personales y condiciones de seguridad. Las medidas de seguridad con las que cuenta IBARRA ABOGADOS buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. IBARRA ABOGADOS, con el fin de satisfacer el principio de seguridad que rige el Tratamiento de Datos Personales, ha implementado de forma diligente las medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. Para esto, la Firma ha implementado y elaborado un protocolo de procedimientos de seguridad y privacidad de la información que contiene la descripción de las medidas que han sido adoptadas para garantizar la integridad de la información personal suministrada por los Titulares.
El acceso a los Datos Personales de los Titulares está restringido para evitar accesos no autorizados, modificaciones o usos indebidos, y estará permitido su tratamiento únicamente por personas vinculadas a IBARRA ABOGADOS o encargadas expresamente para ello.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES POR PARTE DE IBARRA ABOGADOS
Datos que se recopilan y forma de obtención. Los datos personales incorporados o que llegaren a incorporarse en las Bases de Datos de IBARRA ABOGADOS se podrán recolectar por solicitud expresa de IBARRA ABOGADOS, por iniciativa del Titular o a través de su conducta inequívoca y, en concreto, a través de la celebración de contratos civiles o laborales, por exigencia de la ley, a través de su página web, por la aceptación de propuestas de servicios, el diligenciamiento de formularios remitidos por la Firma y, en general, por cualquier medio que permita verificar que el Titular ha dado su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento. En particular, IBARRA ABOGADOS recolectará, pero sin limitarse a ellos, los siguientes datos:
Para la base de datos de candidatos a procesos de selección: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, género, lugar y fecha de nacimiento, edad, datos relacionados con experiencia profesional, datos de ubicación personal, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente Política.
Para las bases de datos de empleados: Nombre y apellidos, nacionalidad, número de identificación, género, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, datos relacionados con el estado de salud, certificado bancario, datos relacionados con la historia laboral, datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial académico, datos generales relacionados con afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, referencias, antecedentes judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, historia clínica ocupacional, información financiera, perfil psicológico, datos de vivienda, ocasionalmente datos relacionados con el consumo de sustancia psicoactivas, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente Política.
Para las bases de datos de clientes: Nombre y apellidos, número de identificación, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección domicilio, teléfono de contacto, correo electrónico, cargo, actividad económica, ciudad, información financiera, lugar de trabajo, declaración de origen de bienes/fondos, huella dactilar, firma y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente Política.
Para la base de datos de proveedores: Nombre y apellidos, número de identificación, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección domicilio, dirección laboral, teléfono de contacto, correo electrónico, cargo, actividad económica, ciudad, información financiera, lugar de trabajo, declaración de origen de bienes/fondos, huella dactilar, firma y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente Política.
Para la base de datos de aliados estratégicos: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección domicilio, dirección laboral, teléfono de contacto, teléfono laboral, correo electrónico, cargo, actividad económica, ciudad, información financiera, lugar de trabajo, firma y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente Política.
En todos los casos, IBARRA ABOGADOS deberá solicitar la autorización previa y expresa del Titular para proceder con el Tratamiento de sus Datos Personales. Así mismo, a los Titulares se les informará en todo momento que no es su obligación autorizar el tratamiento de sus Datos Personales de carácter sensible, así como sus derechos a actualizar, modificar y suprimir los datos otorgados a la Firma.
Finalidad de la base de datos.
En relación con todas las bases de datos: Son finalidades de las bases de datos: i) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales ii) El cumplimiento de deberes legales, contables, contractuales, profesionales, comerciales, tributarios y regulatorios a cargo de los Titulares y/o IBARRA ABOGADOS iii) La socialización de políticas, proyectos, boletines, publicaciones, programas, ofertas y cambios organizacionales iv) La realización de análisis estadísticos, comerciales, jurídicos, estratégicos, financieros, técnicos y de calificación de riesgo v) La implementación de campañas, políticas y directrices comerciales, financieras y de mercadeo vi) La difusión de los casos o asuntos atendidos por IBARRA ABOGADOS en actividades de posicionamiento de la Firma en el mercado a través de la participación en rankings de abogados vii) El cumplimiento del objeto social de IBARRA ABOGADOS viii) El cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares ix) La transmisión de los datos personales a efectos de garantizar su correcto almacenamiento en servidores ubicados en el extranjero x) Buscar la satisfacción de los Titulares respecto de los productos y servicios ofrecidos por IBARRA ABOGADOS xi) Mantener comunicación con el Titular xii) La transferencia de los datos personales en aquellos escenarios en los que la Firma lo considere necesario y xiii) Las demás finalidades que determine el Responsable, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales, así como a las políticas de IBARRA ABOGADOS.
En relación con la base de datos de candidatos a procesos de selección: i) Administrar y conservar la información de contacto para una posible relación profesional/laboral con el Titular y ii) Realizar estudios de seguridad.
En relación con las bases de datos de empleados de IBARRA ABOGADOS: i) Cumplir el objeto de la relación laboral o civil que se hubiere adquirido con los Titulares ii) Conservar y administrar la información de la relación laboral o comercial con los Titulares iii) Publicar y difundir en la página web de IBARRA ABOGADOS o en cualquier otro medio de difusión, los perfiles académicos profesionales de los Titulares iv) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos del personal de IBARRA ABOGADOS v) La transmisión y transferencia (incluso internacional) de los datos personales a efectos de su almacenamiento en y, en general, para dar cumplimiento a las actividades de asesoría de la Firma vii) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación laboral o comercial viii)Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados de IBARRA ABOGADOS, así como inhabilidades y e incompatibilidades de los mismos ix) Proteger la salud de los empleados de IBARRA ABOGADOS x) Organizar actividades culturales, de bienestar y de recreación para los empleados xii) Cumplir con los deberes legales o constitucionales como empleador o contratante xiii) Cumplir el objeto social de IBARRA ABOGADOS.
En relación con la base de datos de clientes: : i) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales ii) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios iii) La transmisión y transferencia (incluso internacional) de los datos personales a efectos de su almacenamiento en y, en general, para dar cumplimiento a las actividades de asesoría de la Firma iv) La socialización de políticas, proyectos, boletines, publicaciones, programas y cambios organizacionales v) La difusión de los casos o asuntos atendidos por IBARRA ABOGADOS en actividades de posicionamiento de la Firma en el mercado a través de la participación en rankings de abogados vi) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación de riesgo vii) El cumplimiento del objeto social de IBARRA ABOGADOS y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares viii) La defensa de los clientes de la Firma y la ejecución del encargo o servicios jurídicos contratados.
En relación con la base de datos de proveedores: i) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales ii) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios iii) La transmisión y transferencia (incluso internacional) de los datos personales a efectos de su almacenamiento en y, en general, para dar cumplimiento a las actividades de asesoría de la Firma iv) La socialización de políticas, proyectos, boletines, publicaciones, programas y cambios organizacionales v) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación de riesgo vi) El cumplimiento del objeto social de IBARRA ABOGADOS y vii) el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares.
En relación con la base de datos de aliados estratégicos: i) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales ii) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios iii) La transmisión de los datos personales a efectos de garantizar su correcto almacenamiento en servidores ubicados en el extranjero iv) La socialización de políticas, proyectos, boletines, publicaciones, programas y cambios organizacionales v) El cumplimiento del objeto social de IBARRA ABOGADOS y vi) el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares.
Información y datos de menores de edad. IBARRA ABOGADOS solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados de IBARRA ABOGADOS. Para tales efectos, IBARRA ABOGADOS tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.
La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de afiliar a los menores de edad, que se encuentran a cargo de sus empleados, al Sistema de Seguridad Social.
Datos de carácter sensible: IBARRA ABOGADOS solo recopilará y/o tratará Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informará a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos, y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política.
A los Titulares se les informará en todo momento cuáles de los datos personales suministrados son de carácter sensible, así como sus derechos a actualizar, modificar y suprimir los datos otorgados a la Firma.
Información y datos sensibles relacionados con el estado de salud. Los datos relacionados con el estado de salud de los empleados son considerados Datos Sensibles de acuerdo con la legislación vigente. En consecuencia, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, IBARRA ABOGADOS informa a los Titulares de estos datos que no están obligados a suministrarlos o a autorizar su tratamiento.
En caso de que los Titulares decidan suministrar estos datos a IBARRA ABOGADOS, y otorgar el correspondiente consentimiento, estos serán recopilados y tratados únicamente para cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.
Uso o tratamiento de los datos personales. IBARRA ABOGADOS solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a IBARRA ABOGADOS para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: i) Establecer comunicación entre IBARRA ABOGADOS y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos ii) Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de IBARRA ABOGADOS iii) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece IBARRA ABOGADOS iv) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos v) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, boletines, publicaciones, resultados y cambios organizacionales vi) Transmitir y transferir (incluso internacionalmente) la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a IBARRA ABOGADOS, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que IBARRA ABOGADOS encargue para realizar el procesamiento y/o almacenamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política vii) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial, reputacional y de seguridad de manera directa o a través de compañías externas viii) Monitorear la información y conducta comercial y financiera ix) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de IBARRA ABOGADOS o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley x) Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de bases de datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta xi) Las demás descritas en la presente política o permitidas en la Ley. Así mismo, el Titular expresamente manifiesta que la autorización concedida continuará vigente en caso de que IBARRA ABOGADOS llegare a fusionarse, escindirse o transformarse, por lo cual la autorización se entenderá otorgada a la compañía resultante de la escisión, fusión o transformación.
DERECHOS DE LOS TITULARES Y SU EJERCICIO
Derechos de los titulares: Los titulares de datos personales tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 son derechos de los Titulares los siguientes: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Procedimiento para consultas, actualizaciones, peticiones u reclamos en relación con datos personales.
Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el área administrativa de IBARRA ABOGADOS que podrá ser contactada a través del correo electrónico: mcastiblanco@ibarrarimon.com, a la dirección física Calle 98 # 9a-41 Oficina 309 o al número de teléfono (57) 7495737.
Procedimiento aplicable. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar una comunicación a la dirección de correo electrónico mcastiblanco@ibarrarimon.com
A continuación, se explicará el procedimiento a seguir, según el tipo el tipo de petición que llegaren a interponer los titulares:
Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, IBARRA ABOGADOS responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles.
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará sobre esta situación al Titular, se le expresarán los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Rectificación, Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante IBARRA ABOGADOS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a IBARRA ABOGADOS al correo mcastiblanco@ibarrarimon.com con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, IBARRA ABOGADOS podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que IBARRA ABOGADOS no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
2) Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El retiro o supresión de los datos personales no procederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la base de datos de IBARRA ABOGADOS, como, por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos.
Requisito de procedibilidad: De acuerdo con las normas vigentes, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta, reclamo o de revocatoria de la autorización ante el área encargada, de acuerdo a lo establecido en el numeral 3.2. de la presente Política.